CD Baby的IT副总裁Tom Beohm表示，SaaS管理不仅仅是成本控制。
CD Baby最初是一家在线CD商店，现在主要经营“音乐即服务”，通过Spotify等下载平台和流媒体服务管理1000多万首独特曲目的发行，为70万名独立音乐艺术家提供服务。同时，其IT团队管理软件向服务模式转变的后果。
自2010年It副总裁Tom Beohm（发音为“beam”）作为首席系统工程师加入公司以来，CD Baby的产品销售方式发生了变化。“在这12年里，我的角色发生了巨大的变化，”他说。“我看到了我们的技术堆栈和基础设施的两次彻底变革。”
第一次革命是向虚拟服务器和集中存储的转变。现在，他正在转向混合云模型，并进一步整合存储基础架构。
Beohm的九名IT员工团队为CD Baby的约200名员工提供运营、工程和数据库管理支持。对SaaS应用程序的支持——包括正在向基于云的ERP平台的迁移——也包括在内。
SaaS支出正在增长
CD Baby并不是唯一一家将软件作为服务消费更多的公司：尽管Gartner对SaaS支出增长的乐观程度不如年初，但它仍预计全球SaaS支出将增长16.8%，到2023年将达到1950亿美元。
然而，这一增长的背后隐藏着一些挑战，因为IT部门并不总是管理，甚至不知道SaaS使用量的增加。
Beohm表示：“我认为软件即服务是影子IT的当前扩展。”。这真的让服务台感觉到了：“我们开始看到来自用户社区的请求，说‘嘿，我需要产品X的帮助’，而我的服务台团队对此一无所知，这引发了各种危险。”
其中一些请求是由CD Baby母公司Downtown Music Holdings的扩张推动的：随着集团的发展，CD Baby员工发现自己与其他部门的同事合作，需要使用他们的SaaS工具。他说：“除了IT所知道的之外，我们的生态系统中还有其他事情在发生。”。
Beohm填补这些知识空白的最初方法——无论是他自己还是致电服务台的用户——是询问那些知道自己需要某个特定工具的员工，让他们与it部门讨论它，以便他们能够帮助采用。
他说：“我们在这方面取得的成功程度参差不齐，因为这是一种荣誉制度。我们发现，我们没有获得成功所需的知名度。”。
这导致Beohm开始寻找一个可以帮助的SaaS管理平台（SMP）。他说，差不多同时，他的老板也提出了类似的建议。他说：“为IT提供资源和资金是非常罕见的，所以我抓住了这个机会。”。Beohm研究了许多选项，并向领导团队的其他成员提出了一个，他们接受了。
应用程序可发现性
他说：“对我来说，首要的驱动因素是应用程序的可发现性。我最感兴趣的是未知的未知，你看不到的东西。在我们对SMP领域的评估中，唯一填补我们用例空白的产品是Tori。”。
一些SMP从ERP系统收集数据，查看企业正在支付的服务，无论是通过IT部门的采购订单还是营销部门的信用卡费用，但Beohm希望了解员工实际使用的是什么。
他说：“真正产生差异的是一个跨平台的浏览器扩展，我可以在PC、Mac和多个浏览器中安装它，它可以全面了解我们环境中使用的内容。”。
这个扩展是通过CD Baby的移动设备管理平台推出的，需要一些解释。
Beohm说：“我们最初在用户社区遇到的挑战之一是，‘嘿，你在推出间谍软件吗？你在监视我的按键吗？你监视我的生产力吗？’这是人们的一个大话题，尤其是在大流行时代。”。Tori为CD Baby的工作人员提供了文档，解释说它只是在收集公司环境中使用的应用程序的匿名数据。他补充道：“我还安排了开放办公时间来回答个人问题。最初有一些担忧，但我认为我们能够非常成功地解决这些问题。”。
浏览器扩展一安装，它们就开始生成数据，这才是真正的挑战。他说：“当你发现我们的环境中有数百个应用程序在使用时，数据收集和发布过程中的问题更少，而更多的是‘现在是什么？’问题。”。
Beohm一直在依靠Tori的工作流自动化功能来控制警报。现在，如果有人尝试一个新工具，他可以告诉Tori注意它，但在其他用户也开始尝试之前，可以采取进一步的行动。他说：“这确实帮助我们管理一次性使用场景的激增，并且在评估那些不需要评估的事情时不会浪费大量的工作时间。”。
合同续签准备
其他工作流会自动标记即将续订的SaaS合同，通过票务系统向IT部门发出警告，并通过Slack向应用程序所有者和执行赞助商发出警告。他说：“这为我们提供了一条更换工具或适当协商下一次续约条款的通道。”。
虽然降低成本不是Beohm的首要目标，正在发生：“当我们有新员工时，我们会发布一套内部IT应用程序。我们只需要购买座位。现在我们可以说，‘我们需要购买座位吗，或者服务中已经有座位可以重复使用吗？’我们已经能够节省数千美元-仅在微软许可方面就不到8000美元-因为我们可以看到可用的座位必须购买。”
安全性也有所提高。Beohm说：“我们的一个团队在使用一个工具，我们在Tori看到了它，但我们看到其他团队的其他人也在使用它。”。他向拥有该公司的团队建议，该公司应整合供应商合同，将所有用户包括在内：“我们已经能够降低复杂性，通过将MFA和SSO放在SaaS服务的前面，提供与SaaS服务更安全的交互，并继续允许用户使用该工具管理it。”
每季度一次，Beohm将从Tori那里学到的知识传授给其他高管，并讨论谁在使用什么，以及该怎么做。“这是一次很棒的对话，因为数据赋予了它力量，”他说。“到目前为止，这是非常积极的。”Beohm鼓励其他首席信息官研究SaaS管理平台，以了解他们的网络状况。不过，这一目的必须谨慎地传达给同事们：“我们不想成为SaaS警察，”他说。“我们试图帮助您尽可能成功，使用此工具从安全性、可用性和成本角度为您和公司带来好处。”
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